在准备外贸展会服务时，通常需要提前至少6个月开始准备。首先，确定展会目标和预算，然后选择合适的展会，预订展位并进行布置设计。接下来，准备宣传材料，包括展台背景、宣传册、名片等，同时安排好员工的展会培训。在展会前，确保所有物流和展品准备就绪，并与潜在客户预约会面。在展会期间，及时跟进客户需求，收集竞争对手信息，并做好后续跟进工作。
在实际操作中，可以通过制定详细的展会计划表来管理展会准备工作，确保各项工作有序进行。此外，可以借助专业的展会服务公司来协助展会准备工作，他们有丰富的经验和资源，可以提供更专业的服务。同时，可以利用社交媒体和网络营销等渠道提前进行宣传，吸引更多潜在客户关注展会。
总之，提前充分的准备工作可以确保展会的顺利进行，提高展会的效果和回报。